Decisiones por comunicación escrita: ¿cuántos deben participar?

El documento debe ser enviado a la última dirección registrada por el propietario, bien sea física o por correo electrónico, pero siempre que sea aquella que él haya aceptado expresamente como dirección para recibir las convocatorias a asamblea

Continuando con nuestro especial de 6 notas dedicadas  al análisis detallado del nuevo Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, con el fin de precisar cuáles son las nuevas condiciones legales en que deben desarrollarse las asambleas de propietarios, bien sea que se trate de asambleas presenciales, no presenciales, mixtas o por comunicación escrita, corresponde hoy el análisis de las Decisiones por comunicación escrita.

  En este tipo de asambleas las personas no se reúnen, ni de manera personal ni a través de medios virtuales, sino que las decisiones las toman a través de medios escritos, tal como lo disponen los artículos 43 y 44 de la ley 675 de 2001.

ARTÍCULO 43. DECISIONES POR COMUNICACIÓN ESCRITA. Serán válidas las decisiones de la asamblea general cuando, convocada la totalidad de propietarios de unidades privadas, los deliberantes, sus representantes o delegados debidamente acreditados, expresen el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, señalando de manera expresa el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la fecha y hora en que se hace.
En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Si los propietarios hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de un (1) mes, contado a partir del envío acreditado de la primera comunicación
ARTÍCULO 44. DECISIONES EN REUNIONES NO PRESENCIALES. En los casos a que se refieren los artículos 42 y 43 precedentes, las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita, expresada esta última dentro del término previsto en el artículo anterior.
Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.



¿Cómo se celebra la asamblea?

  El administrador envía un documento con un cuestionario a cada propietario, con una serie de preguntas sobre los temas de la asamblea, con sus respectivos anexos, para que el propietario pueda conocer todo lo que requiere para tomar su decisión. Cada propietario devuelve el documento con sus respuestas, y el tiempo para recoger todas las respuestas es de un mes, contado a partir del día en que el primer propietario responda.

A qué dirección se envía el documento al propietario

     El documento debe ser enviado a la última dirección registrada por el propietario, bien sea física o por correo electrónico, pero siempre que sea aquella que él haya aceptado expresamente como dirección para recibir las convocatorias a asamblea, pues el parágrafo 1 del artículo 39 exige que la misma se envíe a la última dirección registrada por el propietario.

 

¿Cuántos propietarios deben responder?

   Será importante precisar que la redacción del artículo 14 del nuevo Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, a primera vista, da a entender que en este tipo de asambleas ya no se requiere la participación del 100% de los propietarios, sino que sería suficiente con que se cumplan las condiciones establecidas en el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015. Sin embargo, al analizar esa norma, se encuentra una realidad diferente.

En efecto, el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 no es otro que el artículo 1 del Decreto 398 de 2020, norma dictada el año anterior para regular las asambleas de sociedades comerciales por efectos del Covid 19 y que se aplicó temporalmente en la propiedad horizontal.

ARTÍCULO 2.2.1.16.1. REUNIONES NO PRESENCIALES. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. 
Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Esa norma, sin embargo, tenía un antecedente, pues se creó para modificar el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, que a su vez fue modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.  Si se revisan dichas normas, se encuentra que las mismas se refieren exclusivamente a las reuniones no presenciales, entendidas como aquellas en que los miembros pueden deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, es decir, ninguna de esas normas hace relación con las asambleas por comunicación por escrita.

Decisiones por comunicación escrita son diferentes a asambleas por comunicación simultánea o sucesiva

     Por el contrario, las decisiones por comunicación escrita, en las sociedades comerciales, tienen legislación propia, en el artículo 20 de la ley 222 de 1995, el cual se encuentra vigente, y no fue modificado ni mencionado en el decreto 389 de 2020, razón suficiente para indicar que la regla de que todos los propietarios deben participar de la comunicación escrita, sigue vigente. 

ARTICULO 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES.Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.
El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

 

¿Y qué pasa si no participan todos?

  De acuerdo con las normas expuestas, si en este tipo de asamblea algún propietario no participa, la decisión es ineficaz, es decir, no tendrá ningún valor jurídico y los propietarios pueden negarse a cumplir lo aparentemente decidido por la asamblea, sin necesidad de impugnación.

 

Más sobre el decreto 176 

Recuerde que en nuestro especial de análisis sobre el Decreto 176 que regula ahora las asambleas de copropietarios, ya puede leer las siguientes notas, dando clic sobre el título 

¿Es obligatorio el Decreto 176 para la P.H. a pesar de ser expedido por Mincomercio?

“Asambleas presenciales: gobierno autoriza realizarlas”

Por qué la resolución 00222 sí permite celebrar asambleas presenciales

Decisiones por comunicación escrita: ¿cuántos deben participar?

Y pronto serán publicada las siguientes:

  • Asambleas no presenciales o virtuales: ¿ahora cuántos deben participar? 
  • En asambleas mixtas qué reglas se aplican ¿las de presenciales o virtuales?
  • Plazos para celebrar las asambleas

 

Conferencia virtual sobre aplicación del decreto 176

Pero si lo que quiere es conocerlo todo sobre la forma de aplicación del decreto 176 y resolver todas sus inquietudes sobre cómo celebrar las asambleas presenciales, no presenciales, mixtas o por comunicación escrita, lo que usted debe hacer es participar en nuestra Conferencia “Asambleas: según decreto 176 de 2021”, a celebrarse este jueves 4 de marzo de 9 a.m. a 12 m.  Tendremos 1 hora 30 minutos de conferencia y 1 hora 30 minutos más dedicados a responder las inquietudes de los participantes.  

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