Tratamiento contable de cuotas de administración

En noviembre de 2004,  el Consejo Técnico de Contaduría Pública, emitió concepto en relación con el manejo contable que debe darse a las cuotas de administración en edificios, conjuntos y centros comerciales sometidos al régimen de la propiedad horizontal. Por considerarlo de capital importancia para nuestros lectores, nos permitimos transcribir el contenido de las preguntas y respuestas que hacen parte del mencionado concepto.

Pregunta:

¿ Qué tratamiento contable, por ejemplo, debe tener el pago anticipado de 12 meses -octubre 2003 a septiembre 2004-, de una cuota mensual de administración por $200.000, con descuento del 20% si se paga antes del día 15 de cada mes, cuando un propietario haya consignado en octubre 10, $1.920.000, por tal concepto. Hay quienes dicen que en ese momento se debió generar el descuento por las 12 mensualidades, $480.000, y registrar como una cuenta por pagar, $2.200.000, monto de los once meses restantes. Otros, por el contrario, consideran que solo se debe imputar el descuento simultáneamente con la casación de la cuota, de tal manera que el saldo, $1.760.000, después de aplicada la cuota de octubre, $160.000, se constituya en un pasivo real, producto del pago recibido del propietario y no de ingresos provenientes de otras operaciones. Este procedimiento implica, además, que los descuentos no recaigan sobre ejercicios distintos de los que registran la casación del servicio.

Respuesta:

El segundo planeamiento expuesto por el consultante es el indicado para manejar este tipo de situaciones porque cumple con lo previsto en el artículo 13 del Decreto 2649 de 1993, el cual expresa:

“Art. 13. Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente”. Adicionalmente, es necesario tener en cuenta los siguientes artículos del citado Decreto:

“Art. 48. Contabilidad de casación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente”.

Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Art. 97. Realización del ingreso. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertible en efectivo.

Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

De los artículos transcritos se colige que la forma correcta de contabilizar los ingresos recibidos por anticipado, como son en este caso las 12 cuotas de administración, es Llevándolos a un pasivo por el valor efectivamente recibido; en la medida en que se preste el servicio de administración, se debe causar el respectivo ingreso por el valor total de la cuota de administración, reconociendo entonces el descuento mes a mes y la amortización del pasivo.

Pregunta

Tratándose de descuentos en la compra de bienes y servicios propios del mantenimiento del edificio, se pregunta si es pertinente imputar como gasto el total de la factura y acreditar la rebaja a ingresos, o por el contrario, registrar como tal sólo el precio real de adquisición.

Respuesta

Es pertinente aclarar al consultante que existen dos tipos de descuentos aceptados en las transacciones comerciales: el descuento comercial y el descuento condicionado o financiero.

El descuento comercial se otorga por lo general, por el volumen de operaciones que realiza una persona natural o jurídica con otra. Este descuento siempre será un menor valor de la mercancía y por lo tanto afectará su costo directamente, luego quiere decir que no hay lugar a reconocer ingresos o gastos por este hecho.

El descuento condicionado o financiero ocurre por circunstancias del mercado y es opcional, es decir, una parte lo ofrece y la contraparte lo puede o no aceptar. Este tipo de descuento da lugar al reconocimiento de ingreso o gastos de carácter financiero, dependiendo de quién esté contabilizando.

Por lo anterior, es correcto contabilizar el total de la factura como gasto y mostrar el descuento como un ingreso de carácter no operacional (financiero), reflejando así la buena gestión de los administradores para reducir los gastos del conjunto.

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