Teniendo en cuenta que en el giro normal de las actividades de la propiedad horizontal, se hace necesario obtener copias de diferentes escrituras públicas, en especial, la del reglamento de propiedad horizontal que generalmente se compone de numerosos folios, nos parece importante recordar que, como usuarios del servicio notarial, se puede solicitar al notario que el documento se expida como copia simple y no siempre como copia auténtica.

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Diferencia entre copia simple y copia auténtica

Será pertinente aclarar que la copia simple de un documento equivale a una fotocopia, que no tiene ningún valor probatorio y simplemente sirve para conocer el contenido del documento, para estudiarlo por el administrador, por ejemplo, o el asesor jurídico, o que los propietarios lo conozcan.  La copia auténtica, por el contrario, es aquella cotejada y certificada por el Notario y que por tanto tiene valor de prueba, en especial en un proceso judicial.  Pero la diferencia entre una y otra no solo radica en su valor probatorio, sino también en su valor económico., pues mientras la copia auténtica, está regida por una tarifa notarial y expedirse expedirse en papel de seguridad, la copia simple tiene el  valor de una fotocopia, aproximadamente $ 300,= y se expide en papel normal.

Sobre el tema, que no es muy claro lastimosamente para las notarías, pues insisten en expedir solo copias auténticas, ya se había pronunciado la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Instrucción Administrativa Nº 02 de 2014, mediante la cual recordó a los funcionarios de la entidad dar estricto cumplimiento al artículo 5° del Decreto 0188 del 2013 (a la fecha debe entenderse la Resolución 0858 de enero 31 de 2018 que reprodujo el mismo artículo 5), en relación con las copias simples que expidan de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, los cuales causarán un valor que corresponda al costo de la fotocopia.

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En la misma instrucción administrativa, el Superintendente reiteró que el Decreto-Ley 019 del 2012 (Decreto-Ley Antitrámites) eliminó la autenticación de copias simples expedidas por los notarios, salvo que el interesado lo solicite.

Recientes pronunciamientos de la Supernotariado

La misma Superintendencia se ha pronunciado posteriormente en varias ocasiones sobre el tema, destacando la INSTRUCCIÓN Nº 23 de diciembre 26 de 2018, en el que aclara que a pesar de no existir una tarifa fijada por el Gobierno Nacional, para el costo de la copia simple, “su valor deberá estar determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad.”

Anuncia la Superintedencia que se encuentra en la estructuración de un estudio económico que describa y explique las particularidades del mercado de las notarías y permita identificar los costos asociados a la expedición de dichas copias al interior de la mismas, con base en el cual se propondrá al Gobierno Nacional la fijación de una tarifa específica para la expedición de las copias simples.

A continuación el texto completo de la Instrucción Nº 23.