Desde el 12 de enero de 2021 se reinician las actividades de la rama judicial en Colombia, luego de la suspensión por festividades de fin de año y las vacaciones colectivas de sus funcionarios, desde el pasado mes de diciembre.

Esta reactivación es muy importante para la Propiedad Horizontal, pues existe un sin número de demandas en que las copropiedades se ven involucradas, no solo de procesos ejecutivos por el cobro de cuotas de administración, sino también por procesos de impugnación de decisiones de asambleas, verbales de resolución de conflictos con los propietarios por violación de la ley o el reglamento de propiedad horizontal y los procesos por reclamaciones a la constructora por garantías de los bienes comunes o a proveedores por incumplimiento de los contratos, para citar algunos ejemplos, sin olvidar las acciones de tutela.

Por eso es necesario que los administradores de la P.H. y sus abogados asesores tengan en cuenta que el Consejo Superior de la Judicatura, encargado de la organización administrativa de la rama judicial suspendió, a partir de la fecha, el Acuerdo que fijaba el porcentaje de presencialidad para los despachos judiciales, pues dadas las condiciones actuales por el Covid19, ese aforo ahora debe ser dispuesto por cada seccional, es decir, en cada ciudad o departamento en que funcionan los distritos judiciales, para fijar los aforos que considere apropiados.

Significa lo anterior que ahora el número de funcionarios, que presten sus servicios directamente en los despachos judiciales, podrá ser mucho menor al que se había logrado en los últimos meses, pues se continuará privilegiando el trabajo en casa, con lo cual, la posibilidad de que los apoderados puedan visitar las dependencias judiciales, para reclamar oficios o documentos necesarios para dar celeridad a los trámites, ahora será menor.

Cómo se prestará el servicio

A pesar de lo anterior, la actividad judicial no se paraliza y se continurá prestando el servicio en forma virtual, por los canales que ya se encuentran habilitados en la  página Web de la Rama Judicial www.ramajudicial.gov.co, de los cuales queremos resaltar los siguientes:

– Directorio de los correos electrónicos de los despachos judiciales del país https://bit.ly/2Xvn79M

–  Consulta de procesos judiciales a través de Justicia XXI WEB, Consulta de Procesos Nacional Unificada -CPNU- y Consulta de Procesos https://bit.ly/3s9I7kB

–  Aplicativo para la radicación de tutelas en línea https://bit.ly/3brzfRy

Cómo se otorgan los poderes e importancia del correo electrónico

En esta nota ConTodaPropiedad quiere recordar que para otorgar un poder a un abogado, que se encargue de adelantar un proceso judicial a favor de una copropiedad, o representarla en uno que ya se tramite en su contra, ahora no es necesario que el representante legal de la copropiedad acuda ante un notario para hacer nota de presentación personal o autenticar la firma, sino que se puede hacer a través de correo electrónico.

En efecto, el artículo 5 del Decreto 806 de 2020, que creó normas especiales para el trámite de procesos judiciales a través de medios virtuales, indica que los “poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma”,  es decir, simplemente indicando el nombre del edificio o conjunto y del representante legal. Añade la norma que “no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento”, pues se presumirán auténticos.

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Lo que exige la norma es que en el documento se indique expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, la cual deberá coindicir con la que el mismo haya inscrito en el Registro Nacional de Abogados, pues esto será lo que verifique el funcionario judicial en el sistema de información – SIRNA, para dar trámite al proceso.

Actualización de correos electrónicos

El correo electrónico ahora es de suma importancia en las actuaciones judiciales, pues será este el canal que se utilizará para la notificación, tanto a la copropiedad como a sus apoderados y propietarios o partes que integran el proceso, de las actuaciones que se surtan, en especial la admisión de la demanda y las citaciones a audiencias. 

Por lo anterior, el administrador deberá velar por estar al tanto de todas las notificaciones judiciales que reciba en el correo electrónico de la copropiedad, así como mantener actualizados los correos electrónicos de los propietarios y proveedores, pues esta será la dirección que pueda suministrar a su apoderado judicial para notificar, de una forma más expedita, a los demandados en procesos judiciales.

Aporte de documentos por medios tecnológicos

Por último, será importante recordar que ahora no es necesario que los documentos que harán parte de las demandas se envíen en físico, pues el artículo 6 del Decreto 806 mencionado indica que las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto. Sin embargo, estos documentos deberán conservarse, pues en cualquier momento el Juez podrá solicitar su entrega.