En relación con las asambleas ordinarias que por esta época se realizan, existe un tema importante que tiene que ver con el listado de deudores en mora de expensas comunes que se anexa a la convocatoria.

Debemos comenzar por resaltar el listado de deudores es el único anexo obligatorio a la convocatoria, en los términos del parágrafo segundo del artículo 39 de la ley 675 de 2001, aunque en cada reglamento de propiedad horizontal se puede fijar el envío de anexos adicionales.

LEY 675/2001. ARTÍCULO 39. Reuniones.
PARÁGRAFO 2º. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.

Pero lo más importante de este anexo es la información que debe contener, pues a pesar de que la norma es clara en exigir la relación de cartera, no precisa cuál es la fecha de corte con que se debe elaborar tal información. Es por eso que las relaciones de cartera que envía cada copropiedad, no siempre guarda uniformidad en cuanto a la fecha de corte.

 

   Fecha de corte que se acostumbra utilizar

Ante la duda presentada, han surgido diversas opiniones y con base en ella se ha recurrido, a al menos a dos alternativas, las cuales -a nuestro modo de ver-, no cumplen con las exigencias que ha impuesto la Corte Constitucional, sobre la veracidad de la información.

Las alternativas utilizadas las describimos así:

1. Se envía la relación de cartera con corte a diciembre 31, por ser esta la fecha de finalización del período presupuestal y tratarse de la convocatoria a una asamblea ordinaria en que se del analizarán los Estados Financieros con ese mismo corte.

2. Se envía la información de cartera con corte al mes inmediatamente anterior a la fecha de la reunión, es decir, si se convoca para marzo, entonces se envía con corte a febrero, por ser la fecha más inmediata a la convocatoria.

De acuerdo con lo anterior, en el momento que se envía la convocatoria a la asamblea, el listado de deudores que se anexa debe estar elaborado con corte exactamente a esa misma fecha, pues es esa la única manera de garantizar que la información contenida en el documento sea cierta y veraz.

En tal sentido, si la convocatoria se envía el día 10 de marzo, el listado de cartera que se adjunta debe contar con los saldos precisos en ese mismo día, pues enviarlo con información de diciembre 31 o de febrero 28, hará que contenga información desactualizada, pues serán muchos los pagos que se hayan realizado entre una fecha y otra, y en esa caso la información contenida en la relación no sería cierta.  

Es por eso que las administraciones y su equipo contable deben contar con mayor tecnología y sistemas de información conectados con los bancos, pues la información, para ser cierta y veraz, debe estar en línea.

  Qué hacer si ya se envió la convocatoria 

Aunque esta información ya la habíamos dado a conocer desde el año 2019 en que se dictó la sentencia por la Corte Constitucional y también en nuestros diferentes foros de actualización, es posible que usted no la conociera, y por eso envió su convocatoria con información sobre los deudores de expensas comunes de manera incorrecta, es decir, sin tener en cuenta los criterios explicados.

Pero eso en este momento puede tener solución, y es actualizar inmediatamente el listado de deudores en mora con fecha de corte al día y proceder a enviarlo nuevamente a los propietarios, de la misma manera en que se envió la convocatoria.

Gustavo Adolfo Martínez Rojas

Abogado Universidad San Buenaventura

Especialista Derecho Procesal Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín