Aprovechando que los propietarios hoy hacen un mayor uso de los medios tecnológicos y buscando reducir gastos, los administradores han decidido enviar las convocatorias a asamblea a través del correo electrónico.
Sin embargo, para que el envío de la convocatoria mediante correo electrónico y no en forma física al inmueble sea legal, es necesario que previamente se cumplan algunos requisitos.
Los requisitos establecidos en la ley 675
Sobre la dirección a la que se debe enviar la convocatoria, el parágrafo uno del artículo 39 de la ley 675 indica que debe serlo a la última dirección registrada por el propietario.
LEY 675/2001. ARTÍCULO 39. Reuniones.
PARÁGRAFO 1º. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
Para cumplir entonces con el mandato legal, se hace necesario contar con el registro de la dirección que el propietario de cada bien privado indica como aquella en que recibirá la convocatoria, la cual puede ser una dirección física, un correo electrónico o un número de whatsapp, por citar algunos ejemplos.
De no registrase ninguna dirección por el propietario, deberá entonces enviarse la convocatoria directamente a la unidad privada, por ser esta la que se conoce por conformar la copropiedad sometida al régimen de propiedad horizontal.
Requisitos legales para ser enviada al correo electrónico o Whatsapp
No obstante el claro requisito legal, ahora se convirtió en una práctica común, como lo anticipábamos en el encabezado, que los administradores envíen la convocatoria a asamblea al correo electrónico que por alguna razón conocen de los propietarios, pero sin que estos lo hayan registrado su correo electrónico como la dirección en la cual recibirán la convocatoria a asamblea.
Es indispensable resaltar que el hecho de conocer la dirección electrónica del propietario por parte del administrador, bajo cualquier circunstancia, no significa necesariamente que ya el propietario la haya registrado como una dirección para recibir la convocatoria a la asamblea, razón por la cual, de enviarla a la dirección electrónica, no se estaría cumpliendo con el requisito indicado en el art. 39, esto es, enviar la convocatoria a la “ultima dirección registrada por los mismos (propietarios)”.
Cuando el propietario es una persona jurídica
Atrás indicamos que cuando el propietario no registraba una dirección para recibir la convocatoria, la misma se enviaría a la unidad privada, por guardar estrecha relación con la P.H., sin embargo, esta previsión no sería posible cuando el propietario del predio es una persona jurídica.
En efecto, las personas jurídicas, es decir, las sociedades comerciales, los entidades financieras o las asociaciones sin ánimo de lucro, por citar algunos ejemplos, están obligadas a inscribir su documento de constitución y representación legal, en el registro público (Cámara de Comercio, Alcaldía, Gobernación, Superfinanciera), en el cual también deberán indicar una dirección para recibir notificaciones. En tal caso, por tratarse de una dirección, física o de correo electrónico, inscrita en el registro público, será a esa dirección a la que se debe enviar.
Política de tratamiento de datos puede incluir condición de envío de convocatoria
Teniendo en cuenta entonces que para hacer el envío de la convocatoria a una dirección electrónica, de manera válida, debe haber un registro previo por parte del propietario, qué mejor oportunidad para ello que la elaboración, aprobación y aceptación de la "Política de tratamiento de datos", pues en el formato de actualización de datos de los propietarios se puede indicar que la finalidad de recoger esa información, es contar con una dirección para enviar la convocatoria a asamblea.
Gustavo Adolfo Martínez Rojas
Abogado Universidad San Buenaventura
Especialista Derecho Procesal Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín
