Realizado el cierre fiscal en la Propiedad Horizontal se hace necesario presentar a las asambleas de propietarios los estados financieros, para lo cual previamente se imprime la información consolidada en los libros de contabilidad.
En relación con tales libros de contabilidad, no han sido pocas las discusiones que se han presentado entre administradores, contadores, revisores fiscales e incluso propietarios, sobre si existe obligación o no de registrarlos ante la DIAN.
Por eso consideramos importante el concepto 2022-0603 que recientemente dio a conocer el Consejo Técnico de la Contaduría Pública CTCP, en relación con la inquietud presentada por una copropiedad, en la cual su contador se niega a imprimir los libros de contabilidad, hasta que los mismos no sean registrados ante la DIAN.
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La consulta presentada ante el CTCP
El Presidente del consejo de administración de una copropiedad, solicitó al CTCP un concepto sobre cómo lograr que el contador de la misma imprimiera los libros de contabilidad, pues el mismo se negaba a hacerlo, a pesar de los reiterados requerimientos, porque los mismos no habían sido registrado por la copropiedad ante la DIAN.
El texto de la consulta es el siguiente:
“(…) Soy Presidente del Consejo de Administración de una Copropiedad y hemos enviado numerosas solicitudes verbales y escritas al contador externo pidiéndole la impresión de los libros de contabilidad correspondientes al año 2012 a la fecha y años anteriores pendientes y la respuesta ha sido expresada verbalmente y de manera negativa argumentando que él lo hará cuando los libros estén registrados ante la DIAN. Nuestra Copropiedad es netamente residencial y El Consejo de Administración ha soportado la decisión que no requerimos tal registro basados en el concepto N.o 2021-0594 del CTCP, que termina con la siguiente conclusión: “Si la propiedad horizontal es residencial, no existe una norma que obligue a registrar los libros de contabilidad y de actas ante la DIAN, o la Cámara de Comercio o entidad similar, por lo que en este caso la propiedad horizontal conservará los libros de contabilidad y de actas en medio físico o digital, según se considere más apropiado.”
¿Cuál es el procedimiento que tenemos para que el contador entre en razón y proceda a imprimir los libros de contabilidad y colocar su firma donde corresponda? ¿Tendremos que elevar una queja formal ante el JCC? ¿Podemos hacer algo ante el CTCP? Obviamente no queremos entrar en un conflicto grave con el contador.”
Concepto del CTCP sobre la obligación de registrar los libros de contabilidad
En efecto, a través del concepto 2022-0603, el CTCP se refiera a la obligación de registrar los libros de contabilidad, recordando lo que ya había expuesto sobre el tema, en el concepto 2021-0594:
“(…) En conclusión, si la propiedad horizontal es residencial, no existe una norma que obligue a registrar los libros de contabilidad y de actas ante la DIAN, o la Cámara de Comercio o entidad similar, por lo que en este caso la propiedad horizontal conservará los libros de contabilidad y de actas en medio físico o digital, según se considere más apropiado.
Finalmente, y en lo referente al tema planteado, este concepto recoge los conceptos que se hayan emitido anteriormente.”
Y luego añadió:
Será importante recordar el contendiente del concepto 2021-0594
Dado que el reciente concepto del CTCP que reseña esta nota, está fundamentado en el concepto 2021-0594, valdrá la pena recordar la normatividad relacionada en el mismo, para así conocer porqué la entidad concluye que las propiedades horizontales residenciales no están obligadas a registrar sus libros.
En su concepto del año 2021, el CTCP comienza por indicar que sobre el tema del registro de los libros por la P.H., se habían expedido numerosos conceptos, señalando que era obligatorio su registro ante la DIAN. Sin embargo, la entidad reconoce que la legislación sobre la materia había venido siendo modificada, tal como se dispuso en el Decreto Único Reglamentario – DUR 1625 de 2016:
“Artículo 1.2.1.5.4.4. Libros de contabilidad. Los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto están obligados a llevar los libros contabilidad de conformidad con los marcos técnicos normativos contables y ser registrados cuando hubiere lugar a ello”.
“Artículo 1.2.1.5.4.5. Libro de actas. El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma.”
“Artículo 1.2.1.5.15. Libros de contabilidad. Todos los contribuyentes sujetos al régimen tributario especial están obligados a llevar libros de contabilidad debidamente registrados de conformidad con las normas legales vigentes, ante la Cámara de Comercio o la Dirección Seccional de Impuestos con competencia en el domicilio principal de la entidad, o ante cualquier organismo público que tenga facultad para reconocer su personería jurídica”.
“Artículo 1.2.1.5.16. Libro de actas. El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces, constituye el soporte y prueba de las decisiones adoptadas por la misma. Deberá registrarse conjuntamente con los demás libros de contabilidad, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio”.
“Artículo 1.6.1.1.10. Libros de contabilidad de las organizaciones sindicales. Las entidades sometidas al control y vigilancia del Departamento Administrativo de la Economía Solidaria y las organizaciones sindicales vigiladas por el Ministerio de Trabajo, no estarán obligadas a registrar los libros de contabilidad en oficinas de la Administración de Impuestos (hoy Direcciones Seccionales) y se regirán por las disposiciones especiales que, en cuanto al registro de libros y exigencias contables, les sean aplicables”.
Y en el mismo concepto, indica cuáles son las entidades señaladas en la norma:
Artículo 1.2.1.5.1.2. Entidades contribuyentes del Régimen Tributario Especial. Las asociaciones, fundaciones y corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro. Las instituciones de educación superior aprobadas por el ICFES que sean entidades sin ánimo de lucro. Los hospitales constituidos como personas jurídicas, sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que realicen actividades de salud, siempre y cuando obtengan permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y Protección Social, o por las autoridades competentes. Las ligas de consumidores. Siempre que desarrollen las actividades meritorias enumeradas en el artículo 359 del Estatuto Tributario.
Artículo 1.2.1.5.2.1. Cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismos de grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas, instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas, previstas en la legislación cooperativa, vigiladas por alguna Superintendencia u organismo de control, pertenecen al Régimen Tributario Especial.
Artículo 1.2.1.5.3.1. Este artículo hace referencia a las personas jurídicas sin ánimo de lucro originadas en la propiedad horizontal contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementario por ser comerciales o de uso mixto, y excluye a las de uso residencial.
Para finalmente concluir que, del análisis de tal normatividad “[T]ratándose de propiedad horizontal, tan solo las propiedades horizontales contribuyentes del régimen ordinario deberán registrar sus libros de contabilidad y libros de actas ante la Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales- Dian.”
¿Y si el contador de la copropiedad no imprime los libros?
Luego de aclarar que la copropiedad por su carácter de residencial no está en la obligación de registrar los libros de contabilidad, el CTCP se ocupa de analizar cuál sería la posición que se puede asumir frente al contador que se niega a imprimir los libros, indicando que lo que procede es presentar una queja formal ante la Junta Central de Contadores.
Si el contador público que ejerce como contador o como revisor fiscal de la copropiedad incumple los principios éticos de la Ley 43 de 19904 y en consonancia el Código de ética de IFAC, incluidos en el anexo 4 del DUR 2420 de 20155, se debería elevar la queja formal ante el Tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores, organismo responsable de adelantar las investigaciones y fallar sobre las quejas que se le hayan formulado, tal como lo indica la Ley 43 de 1990, según los términos de la queja interpuesta, considerando para ello lo preceptuado en los artículos 45 y 46 de la misma.
Para leer el concepto 2022-0603 dar clic aquí
