El artículo 51-5 de la ley 675 establece como función del administrador “llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”
Recientemente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP dio a conocer un concepto sobre la responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal de designar al contador público.
Si bien es cierto, a través del Concepto 2022-0210 el CTCP indica que es el administrador del conjunto quien debe bajo su responsabilidad contratar los servicios de un contador público, o de una persona jurídica que preste servicios relacionados con la ciencia contable, con el objetivo de llevar la contabilidad de la P.H., valdrá la pena analizar si la asamblea general o el consejo de administración puede intervenir en tal contratación.
Asamblea o Consejo nombran al administrador
En efecto, el numeral 5 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 establece como función del administrador “llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”, norma que sirve como fundamento para afirmar, como lo hace el CTCP, que corresponde entonces al administrador contratar al contador, bien se trate de una persona natural o jurídica.
Sin embargo, no se puede desconocer que el administrador a su vez es nombrado por el consejo de administración o la asamblea general, y en tal sentido consideramos que, al momento del nombramiento, se pueden fijar acuerdos con el administrador para que en la vinculación del contador intervenga la copropiedad.
Lo anterior por cuanto es claro que el servicio que presta el Contador de la P.H. tendrá un costo, y el mismo deberá ser asumido por el administrador o por la copropiedad, según quién lo contrate.
Quién asume los honorarios del contador
Si el contador es vinculado por el administrador, es claro entonces que el contrato de prestación de servicios será suscrito entre ambas partes, y los honorarios no serán pagados por la copropiedad sino por el mismo administrador.
De igual forma, las obligaciones del contador, como entrega de estados de cuenta o estados financieros podrán ser exigidas solo por el administrador, por ser su contratante y en ningún caso por la copropiedad.
Y también será el administrador quien, de manera autónoma, podrá tomar cualquier decisión sobre la terminación del contrato con el contador o su eventual remoción.
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Pero vale la pena preguntarse, como ya lo anticipamos, si la asamblea o el consejo de administración al momento de elegir el administrador, pueden pactar con él que la copropiedad tenga participación en la elección del contador o incluso que sea la copropiedad la que se encargue de su contratación.
Puede modificarse la responsabilidad del administrador
Considera ConTodaPropiedad.com que los acuerdos que se celebren, entre el administrador y la copropiedad, sobre la elección o contratación del contador, son perfectamente posibles desde el punto de vista legal.
Es más, tales acuerdos son más comunes de lo esperado, pues no son pocas las copropiedades que aprueban en sus presupuestos el rubro de honorarios del contador y hasta lo contratan directamente.
Si bien es cierto, el numeral 5 del artículo 51 de la ley 675 atrás señalado, indica que es función del administrador “llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”, consideramos que esta norma no tiene el carácter de “orden público” y por tanto es posible pactar entre los interesados, algo diferente.
Lo que sí recomendamos es tener claro que cuando la copropiedad decide quién actuará como contador o incluso lo contrata directamente, cesará la responsabilidad del administrador en el manejo de la contabilidad y por tal razón la misma recaerá directamente en el contador, que como es obvio, sí deberá seguir recibiendo la información que el administrador estará obligado a entregarle.
