Una vez celebradas las asambleas y elaborada el acta, surge una responsabilidad muy importante en cabeza de los administradores: publicar el acta de la reunión.  

Y en relación con la responsabilidad de publicar el acta se presentan dos interrogantes

1. ¿Cuánto tiempo tiene el administrador para publicar el acta?

2. ¿Cuál es el procedimiento de publicación del acta?

Las respuestas a ambos interrogantes se encuentran en los artículos 44 y 47 de la ley 675 de 2001, y pueden variar, según el tipo de asamblea.

  Término para publicar

En efecto, cuando se trata de una asamblea no presencial, como las que aún algunas copropiedades realizan, y que se conocen  como asambleas virtuales, el término con que cuenta el administrador para publicar el acta es de 10 días, contados a partir del día siguiente a la celebración de la reunión.  Como la ley no establece que tipo de días, se debe entender que son hábiles, según los dispone el artículo 62 del Código de régimen político y municipal. 

ARTÍCULO 44. DECISIONES EN REUNIONES NO PRESENCIALES. En los casos a que se refieren los artículos 42 y 43 precedentes, …

Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.

Pero si se trata de una asamblea presencial, el plazo para publicar es mayor, dado que conforme el artículo 47 de la ley 675, el administrador cuenta con 20 días hábiles para publicar el acta, pero estos contados a partir de la misma fecha de la reunión.

ARTÍCULO 47. ACTAS. Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, …

Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.

  Cómo se realiza la publicación

Son muchos los administradores que equivocadamente consideran que realizar la publicación del acta de asamblea, consiste simplemente en fijar una copia en la cartelera de la oficina de administración o de la portería. Pero debemos decir que tal procedimiento no es acertado, pues el mecanismo que indica el artículo 47 de la ley, transcrito atrás, es bien diferente.

Lo que indica la norma es que el administrador debe poner a disposición de los propietarios la copia completa del acta en la sede la administración, pero lo más importante, informar a cada uno de los propietarios que el acta está disponible, y es justo ese mecanismo de informar el que comprende la publicación.

Contrario a lo que se hace, la norma no indica que el acta se deba fijar en una cartelera, sino que, insistimos en repetir, exige al administrador informar a todos los propietarios que la copia del acta ya se encuentra disponible en la oficina de administración, lo cual no se logra con su exposición en una cartelera, pues no todos los propietarios circulan por esa zona y algunos ni siquiera viven ahí.  

En tal sentido, lo que el administrador debe hacer es enviar una comunicación a cada uno de los propietarios, de la misma forma que envió la convocatoria a la asamblea, es decir a la última dirección registrada, informado que la copia del acta ya se encuentra disponible para el propietario que desee obtener una copia. Es este mecanismo de publicación el que garantiza a los propietarios enterarse que el acta ya se encuentra disponible. 

Para finalizar el proceso de publicación, el administrador debe dejar constancia, en el libro de actas, del mecanismo que utilizó para dar a conocer a todos los propietarios de la existencia y disposición del acta.

  Y qué sucede si el acta no se publica

La realidad es que según la redacción original del inciso segundo del artículo 49 de la ley 675, mientras no se publicara el acta, no comenzaban a correr los dos meses de plazo para impugnar las decisiones de asamblea. Sin embargo, no podemos olvidar que ese inciso fue derogado por el literal c) del artículo 626 de la ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expidió el Código General del Proceso y la norma fue reemplazada por el artículo 382 del citado Código, con lo cual el plazo de dos meses para impugnar las decisiones de asamblea ya no corren desde el día de la publicación, sino desde el día siguiente de la reunión.

Código General del Proceso. Articulo 382. IMPUGNACIÓN DE ACTOS DE ASAMBLEAS, JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS. La demanda de impugnación de actos o decisiones de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas jurídicas de derecho privado, solo podrá proponerse, so pena de caducidad, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto respectivo y deberá dirigirse contra la entidad. Si se tratare de acuerdos o actos sujetos a registro, el término se contará desde la fecha de la inscripción.

De acuerdo con lo anterior si el acta no se publica, no se produce ningún efecto legal que afecte la copropiedad, salvo el relativo al incumplimiento de las obligaciones del administrador, sobre lo cual corresponderá tomar las decisiones que sean pertinentes al consejo de administración o a la asamblea general de propietarios.