Ante la mayor profesionalización que existe en el campo de la administración de propiedad horizontal, cada vez se crean más empresas y sociedades comerciales que se dedican a la difícil labor de administrar copropiedades.
Y como toda empresa, es común que las dedicadas a la propiedad horizontal también pretendan brindar a su clientes el mayor número de servicios posibles, bajo una misma vinculación.
Por eso es que encontramos empresas de administración que ofrecen simultáneamente servicios de aseo, jardinería, mantenimiento de equipos, e incluso, la contabilidad de la copropiedad.
Incluir el servicio contable de la copropiedad es más común de lo que parece, pues las empresas de administración consideran que por ser una responsabilidad impuesta por la ley 675 de 2001 al administrador, llevar la contabilidad de la copropiedad, debe hacerse entonces por una persona de su total confianza.
Pero ante esta situación será obligatorio preguntarse: ¿existe algún impedimento legal para que el contador de la propiedad horizontal haga parte de la misma empresa que administra el edificio o conjunto? o para que ¿el contador de la copropiedad sea contratado y pagado por la empresa administradora?.
Posición del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Si bien el Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP no se ha referido con exactitud a este tema, si lo ha hecho en uno similar, y es el relacionado con la incompatibilidad que existe en reunir, en una misma persona, las funciones de administrador y contador de la propiedad horizontal.
En efecto, en nota publicada bajo el título ¿Administrador puede ejercer simultáneamente como contador de la copropiedad? indicamos que el CTCP mediante concepto CTCP-10-00723-2018, consideró que “cuando un Contador Público – Administrador, suscribe los estados financieros, actuando en esas dos calidades, incurre en incumplimiento de lo establecido en las normas profesionales y por tanto viola su código de ética, según lo indica el articulo 10 de la ley 43 de 1990”.
Para el CTCP no es adecuado que la misma persona firme en sus dos calidades, dado que sería simultáneamente responsable de los estados financieros, y daría fe pública sobre información financiera que el mismo ha preparado y de la cual es responsable.
CTCP ratifica y amplía su posición en nuevo concepto
En reciente concepto dado a conocer el pasado 16 de junio expedido con el número 2023-0251, el CTCP ratificó su posición, pero la amplió explicando que si bien es cierto no existe una norma legal que impida al administrador de la propiedad horizontal ser simultáneamente su contador, sí considera que por razones de ética y de control interno, no es conveniente que las funciones de administrador y de contador sean ejercidas por la misma persona, pues implica una concentración de funciones que puede ser de alto riesgo para la entidad.
Recuerda el nuevo concepto que las normas éticas que rigen la profesión contable (Ley 43 de 1990 artículos 35 al 40, y el anexo 4o del Decreto 2420 de 2015 y sus posteriores modificaciones) expresan que:
La profesión contable se caracteriza por asumir la responsabilidad de actuar en interés público. En consecuencia, la responsabilidad de un profesional de la contabilidad no consiste exclusivamente en satisfacer las necesidades de un determinado cliente o de la entidad para la que trabaja.
Y luego añade que las amenazas que pueden presentarse para un contador público que elabora información financiera y la certifica, cuando además ocupa el cargo de administrador pueden ser:
Autorrevisión: el actuar como administrador y como contador al mismo tiempo representa una amenaza por autorrevisión, debido que los juicios que debe efectuar el contador público se encuentran afectados por la gestión que como administrador debe rendir a los copropietarios
Abogacía: el actuar como administrador y como contador al mismo tiempo representa una amenaza por abogacía, debido a que los intereses de la administración y los de un contador que elabora información financiera pueden poner en peligro su objetividad.
Familiaridad: el actuar como administrador y como contador al mismo tiempo representa una amenaza por familiaridad, debido a que el mismo contador público estaría tomando decisiones que afectan la copropiedad.
Concluye el concepto del CTCP indicando que “de acuerdo con las amenazas observadas en el Código de Ética, establecidas en el anexo 4 del Decreto 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios, se considera que actuar como administrador y contador en una misma entidad, genera amenazas relacionadas con la auto revisión, abogacía y familiaridad, que requiere aplicar salvaguardas que reduzcan los riesgos y en caso de no hacerlo, la persona debe elegir continuar solo con una de dichas funciones”.
¿Contador que trabaja para empresa administradora o es contratada por ésta tendría impedimento?
Retomando el tema central de esta nota, de responder los interrogantes inicialmente planteados, sobre la posibilidad de que el contador que hace parte de una empresa de administración de propiedad horizontal o que es contratadO por esta, se encuentra impedido para llevar la contabilidad de la copropiedad que la firma administra, debemos responder que, tal como lo indica el CTCP para el caso del administrador que simultáneamente lleva la contabilidad de la copropiedad, no existe impedimento legal para ello.
Sin embargo, siguiendo también el mismo concepto del CTCP atrás explicado, el contador podría verse incurso en alguna de las amenazas explicadas, es decir, la de autorrevisión, abogacía o familiaridad, pues es claro que de un lado estarían los intereses de la copropiedad, pero de otro, los intereses de la firma administradora, con la cual a este contador le une un vínculo de carácter contractual, bien sea como socio o como trabajador o prestador de servicios.
Para leer el concepto 2023-0251 dar clic aquí
