Los gastos que se ejecuten en la copropiedad deben ser aprobados, en principio, por una asamblea general de propietarios, por ser esta la única facultada para aprobar un presupuesto de ingresos y gastos

Luego de publicar nuestra nota del pasado sábado “¿Es el momento de reforzar la seguridad en la copropiedad?”  y ante los hechos sucedidos en un conjunto residencial al sur de la ciudad de Cali este domingo, al cual ingresaron por la fuerza algunos miembros de la minga indígena, hemos recibido consultas sobre ¿cómo o quién aprobaría los gastos que implique cualquier obra o compra de elementos para reforzar la  seguridad?

Antes de proceder a responder estas inquietudes será necesario precisar que, hasta el momento de escribir esta nota, según comunicado del día 10 de mayo de una prestigiosa empresa de seguridad de la ciudad, solo se conocen dos hechos de violencia contra conjuntos residenciales:

1. “La intrusión violenta, la vandalización de vehículos y portería en un condominio del sector de Pance en la tarde del domingo 9 de mayo por parte de un grupo numeroso de personas, en su mayoría de la minga indígena, se dió como respuesta a disparos realizados por civiles a los integrantes de la protesta (minga indígena)”.

2. “La estigmatización en redes sociales de un edificio en el sector del Oeste se da como respuesta a los disparos al parecer realizados con armas traumáticas y de fogueo desde algunos apartamentos vecinos a los manifestantes.”

Ver comunicado completo dando clic aquí

  No se puede asegurar que propiedades horizontales sean objetivo de vándalos

Esta información es de suma importancia, pues no existen entonces aun antecedentes que permitan asegurar que los manifestantes, o cualquier otro grupo de personas, tengan como meta penetrar a los conjuntos residenciales, con el fin de cometer hurtos o hechos de vandalismo. Más bien, lo que ha pasado hasta el momento parece ser una reprochable e ilegal reacción a hechos de provocación, también ilegales algunos, por lo cual la recomendación es evitar cualquier actividad desde las copropiedades que pueda enardecer los ánimos, ya de por sí exacerbados.

  Revisar el presupuesto

El primer paso que debe agotar el administrador, luego de determinar las verdaderas necesidades de la copropiedad para reforzar la seguridad, según lo indicamos en nuestra nota “¿Es el momento de reforzar la seguridad en la copropiedad?”, será revisar su presupuesto de gastos, con el fin de determinar si existe algún rubro de mejoras en bienes comunes o de inversión en elementos de seguridad, que le permitan realizar el gasto.  

Si lamentablemente el rubro no existe, deberá convocar a una asamblea general extraordinaria o, en extremo, acudir al consejo de administración, como explicamos a continuación. 

 Asamblea tiene como función aprobar gastos y modificaciones en bienes comunes

Es necesario precisar qué, conforme con el artículo 38-2 de la ley 675 de 2001, que rige el sistema de propiedad horizontal en Colombia, los gastos que se ejecuten en la copropiedad deben ser aprobados, en principio, por una asamblea general de propietarios, por ser esta la única facultada para aprobar un presupuesto general de ingresos y gastos.

De igual forma el uso del Fondo de imprevistos, para gastos urgentes y que no se podían prever, como el reforzamiento de la seguridad por hechos que escapan a cualquier situación normal de orden público, como la que se está generando, está restringido a la previa aprobación de la asamblea general de propietarios, según el artículo 35 de la misma ley 675.

Según este panorama, la primera recomendación legal que tendríamos que hacer ante la necesidad de realizar cualquier tipo de gasto o modificación en los bienes comunes, cuando no exista un presupuesto aprobado, es convocar a una asamblea general de propietarios, con el fin de socializar las medidas de seguridad tanto física como personal que se plantea tomar y que exista consenso en las mismas.

   Asamblea extraordinaria puede ser presencial o virtual

De acuerdo con la ley 675 y el artículo 14 del decreto 176 de 2021, los propietarios podrán celebrar asambleas tanto presenciales, como no presenciales, con la participación de cualquier número de propietarios suficiente para que exista quórum, es decir, más de la mitad de propietarios en primera convocatoria, o cualquier número plural en segunda convocatoria.

La ventaja de las reuniones extraordinarias es que, aunque requieren convocatoria previa enviada a la totalidad de los propietarios, la ley no no exige que la convocatoria se envía con un número de días de anticipación, razón por la cual el término de convocatoria será el prudente para que todos los propietarios puedan disponer de los necesario para desplazarse al lugar de la reunión o conectarse a la plataforma, salvo que torpemente el reglamento de propiedad horizontal haya dispuesto lo contrario.  Seguramente, ante la urgencia de la situación y la gran mayoría de los propietarios estar en sus casas por la situación que se vive, la reunión fácilmente tendrá quórum. Pero aunque no todos podrán asistir o conectarse, lo realmente indispensable es convocarlos a todos, pues no hacerlo podría generar situaciones de nulidad de la reunión.

  Convocatoria debe incluir orden del día

El orden del día, por ser una asamblea extraordinaria, debe ser absolutamente claro en relación con los temas sobre los que se tomarán decisiones, esto es, implementación de medidas de seguridad y aprobación de gastos para cubrirlos y, de ser necesario, la aprobación de una cuota extra o precisar el fondo o la cuenta del presupuesto que se afectará.

  Consejo de administración puede tomar decisiones

Si bien es cierto lo ideal es reunir la asamblea, encontraremos copropiedades en las que exista dificultad para hacerlo, bien sea porque los propietarios no se encuentren en el edifico o conjunto, o su número es muy alto y eso dificulte  la toma de la decisión en medio de una situación tan compleja.

En este caso la opción que tiene el administrador es acudir al consejo de administración, que aunque es un órgano de administración que no tiene claramente establecidas sus funciones en la ley 675, si le corresponde, según el artículo 55, tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines. Esta función principal, en armonía con el artículo 32 de la ley 675, que indica el objeto de la propiedad horizontal, se traduce entonces en que el consejo de administración tendrá como función tomar las decisiones que sean necesarias para “administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes y manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados”.

  Decisiones luego deben ser ratificadas por una asamblea general

Es claro que si el consejo de administración toma la decisión de realizar gastos para reforzar la seguridad, que no estaban incluidos en el presupuesto, tendrá que convocar a una futura asamblea extraordinaria, cuando las circunstancias lo permitan, o presentar el correspondiente informe en la siguiente asamblea ordinaria, con los gastos debidamente detallados y justificados, para que sea la asamblea la que decida darle su aprobación definitiva.  

Será importante en este caso, que el consejo tenga la prudencia necesaria para realizar gastos que sean realmente necesarios, pues aunque en la situación que vivimos, se podría pensar que cualquier inversión valga la pena, tal vez la asamblea no vaya a pensar los mismo cuando, en un futuro y las condiciones sean más tranquilas, se le expongan los gastos que se hicieron, y máxime cuando se podrá juzgar, ya para esa época, si fueron realmente útiles o no.  

Y todo esto es necesario evaluarlo por el consejo y el administrador, antes de realizar el gasto, pues si la futura asamblea no aprueba el gasto realizado, tendrá que reembolsarse el dinero por el administrador, quien como representante legal, realizó un gasto sin la autorización necesaria de la asamblea.

Gustavo Adolfo Martínez Rojas

Abogado Universidad San Buenaventura

Especialista Derecho Procesal Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín