Es el administrador entonces quien debe mantener actualizados los certificados de tradición, con cargo al presupuesto de la copropiedad

Es claro que para verificar la condición de propietario de quien se presenta a la asamblea, será suficiente confrontar su identidad con el nombre inscrito en el certificado de tradición del inmueble, pero lo que genera duda es saber quién es el obligado a presentar el certificado de tradición: ¿el propietario o el administrador?

Para responder la inquietud debemos decir que el primer elemento con que debe contar la copropiedad es un Libro de registro de propietarios actualizado, función que corresponde al administrador, según el artículo 51-2 de la ley 675 de 2001.

LEY 675/2001. ARTÍCULO 51. Funciones del administrador.

2. Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.

Es entonces deber del administrador verificar quién se encuentra inscrito en el registro inmobiliario, solicitando -al menos antes de cada asamblea- los certificados de matrícula inmobiliaria ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Actualización de certificados de tradición

Es común leer en las convocatorias a asamblea, que es deber del propietario presentar un certificado de tradición actualizado antes de comenzar la asamblea, para poder participar, práctica que consideramos incorrecta.

En efecto, el registro inmobiliario es de carácter público, es decir, de acceso para cualquier persona, con el objeto de hacer oponible a terceros el derecho real de propiedad.

Según eso, ningún propietario está obligado a demostrar el derecho que tiene sobre un bien raíz, sino que corresponde, a quien considere que no lo tiene, demostrarlo, con una simple prueba: exhibiendo un certificado de tradición.

Es el administrador entonces quien debe mantener actualizados los certificados de tradición, con cargo al presupuesto de la copropiedad, para poder demostrar a cualquier persona que manifieste ser propietario, sin serlo, quién realmente lo es.

Cómo participa el poseedor y el heredero

Existen dos excepciones en el Código Civil que permiten, a una persona que no sea propietaria, participar en la asamblea, relativas a la condición de poseedor  sobre el inmueble.

Si quien se presenta a la asamblea no figura como propietario, pero demuestra que ha venido haciendo uso del mismo con ánimo de señor y dueño, estaremos en presencia de un poseedor, cuyos derechos son protegidos por el artículo 762 del Código Civil, y debe permitírsele participar de la asamblea.

ARTICULO 762. DEFINICION DE POSESION. La posesión es la tenencia de una cosa determinada con ánimo de señor o dueño, sea que el dueño o el que se da por tal, tenga la cosa por sí mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de él.

El poseedor es reputado dueño, mientras otra persona no justifique serlo.

Situación similar se presenta cuando el propietario ha muerto y uno de sus herederos entra a administrar el bien, pues en ese caso, por aplicación del artículo 783 del mismo Código Civil, se debe permitir su participación.

ARTICULO 783. POSESION DE LA HERENCIA. La posesión de la herencia se adquiere desde el momento en que es deferida, aunque el heredero lo ignore.

El que válidamente repudia una herencia, se entiende no haberla poseído jamás.

Cómo demostrar la calidad de apoderado

La ley 675 de 2001 no indica una condición especial para demostrar la calidad de apoderado, razón por la cual se debe establecer, en el reglamento de propiedad horizontal, la forma de demostrarlo..

Por eso, si en el reglamento se indica, por ejemplo, que el poder debe otorgarse mediante documento escrito y autenticado ante Notario, tal condición se debe cumplir estrictamente para acreditar la calidad de apoderado.

En el punto de la autenticación debemos aclarar, que si bien es cierto el artículo 25 del Decreto 19 de 2012 eliminó las autenticaciones y reconocimientos, eso solo tiene efectos en relación con actos de funcionarios públicos, y exceptuando de tal presunción los poderes especiales. 

DECRETO 19 DE 2012. ARTÍCULO   25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.