Una de las grandes inquietudes que surge al momento de convocar una asamblea general de propietarios, es determinar si la misma se debe realizar como ordinaria o extraordinaria.

La importancia de resolver adecuadamente ese interrogante radica en que cada tipo de asamblea tiene plazos de envío de la convocatoria y convocantes diferentes, así como un límite en los temas a tratar, en el caso de las asambleas extraordinarias.

En efecto, la asamblea ordinaria debe ser convocada con al menos 15 días de anticipación y exclusivamente por el administrador, mientras que para las asambleas extraordinarias la ley no establece un plazo mínimo, aunque eso no impide que en Reglamento de Propiedad Horizontal se establezca un término mínimo de convocatoria, al tiempo que puede ser convocada igualmente por el administrador, pero además por el revisor fiscal, el consejo de administración o una quinta parte del total de propietarios.

En cuanto a los temas a tratar, el artículo 39 de la ley 675 de 2001 indica cuáles son los temas de las asambleas ordinarias, pero con la posibilidad de que los propietarios, durante la asamblea, incluyan nuevos puntos. Por el contrario, para las asambleas extraordinarias el mismo artículo exige incluir en la convocatoria los temas que se van a discutir, prohibiendo tomar decisiones sobre cualquier otro distinto, razón por la cual no es posible incluir “proposiciones y varios”.

 ¿Asamblea ordinaria en cualquier época del año?

Aunque no es lo más común, se conocen casos de copropiedades que no celebraron sus asambleas ordinarias antes de marzo 31 y que incluso, hasta ahora, tampoco lo han hecho.

También existen copropiedades que a pesar de haber celebrado sus asambleas dentro del plazo fijado en la ley, no alcanzaron a tratar todos los temas incluidos en la convocatoria y por tanto aun tienen decisiones por tomar.

Ante la primera situación la pregunta que muchos actores de la propiedad horizontal se hacen es si la asamblea que se convoque debe ser ordinaria o, por el contrario, ya es extraordinaria por ser posterior al mes de abril.

La calidad de asamblea ordinaria depende de quién convoque y los temas a tratar

No tiene porqué existir discusión y mucho menos diversas interpretaciones para determinar si la asamblea que se convoca en cualquier época del año es ordinaria o extraordinaria, pues como se indicó atrás, el artículo 39 de la ley 675 de 2001 establece claramente las características de cada una.

ARTÍCULO 39. REUNIONES. La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.

Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

En el primer párrafo o inciso del artículo 39 se indica que los temas de una asamblea ordinaria son el examen de la situación general de la persona jurídica, efectuar nombramientos que le correspondan y considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el año siguiente.

Significa eso entonces que cuando los temas que se incluyen en la convocatoria tienen que ver con aprobación de estados financieros, presupuesto del año, nombramiento de consejo o revisor fiscal o cualquier otro órgano que le corresponda, la asamblea será ordinaria.

A lo anterior se suman dos cosas: la primera es que la asamblea ordinaria solo puede ser citada por el administrador.

La segunda es que no importa en qué época del año se cite la asamblea, si lo hace el administrador, para tratar los temas indicados, la asamblea será ordinaria, pues si bien la misma norma indica que la asamblea se reunirá “durante los tres primeros meses siguientes al vencimiento del período presupuestal”, también es clara en indicar que “al menos una vez”, es decir, que se puede reunir 1, 2, 3 o las veces que sea necesarias para tratar todos o algunos de esos temas.

  ¿Y cuándo es extraordinaria?

Pero la norma no solo regula las asambleas ordinarias. El inciso o párrafo segundo del mismo artículo 39 señala que la asamblea se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes así lo ameriten. Y luego añade que no solo el administrador podrá convocarla, sino que también puede hacerlo el consejo de administración, el revisor fiscal o una quinta parte de los propietarios. 

Significa entonces que el administrador, en cualquier época del año, si considera que existe una necesidad imprevista o urgente, puede convocar una asamblea extraordinaria, y en ese caso esa necesidad sería algo diferente a los temas que indicamos atrás, pues se insiste que esos hacen parte de las asambleas ordinarias.

Algo similar sucede cuando quien convoca es el consejo de administración, el revisor fiscal o una quinta parte de los propietarios, pues estos pueden convocar a asamblea extraordinaria para tratar también temas urgentes o imprevistos.

Sin embargo, es necesario hacer claridad sobre una situación particular, que tiene que ver con aquellas copropiedades en que el administrador no convoca la asamblea ordinaria y la asamblea tampoco se reúne por derecho propio el primer día hábil del mes de abril.  

En esa situación específica, el consejo, el revisor fiscal o una quinta parte de los propietarios podrían convocar a una asamblea para tratar temas relacionados con estados financieros, presupuestos del año y nombramientos, pero no lo harían como una asamblea ordinaria, pues por ley no están facultados para ello, sino como una asamblea extraordinaria, porque la necesidades imprevistas, de no haber sido convocados en tiempo por el administrador, y urgentes de tener que aprobar las cuentas y presupuestos, así como realizar nombramientos, así lo ameritan.

  Asambleas ordinarias que no trataron todos los temas del orden del día

Al comienzo de la nota nos referimos a aquellas copropiedades que a pesar de haber celebrado sus asambleas ordinarias dentro del plazo fijado en la ley, no alcanzaron a tratar todos los temas incluidos en la convocatoria y por tanto aun tienen decisiones por tomar.

En esta situación es claro que se requiere celebrar otra reunión, pero la pregunta es ¿cómo convocarla?. Será la ¿continuación de la asamblea anterior?; se tratará de una ¿segunda convocatoria? o ¿se convocará como una nueva asamblea?; la nueva asamblea será ¿ordinaria o extraordinaria?.   

Debemos comenzar por decir que en la ley 675 de 2001 no existe una norma que regule la suspensión de una asamblea y mucho menos para su eventual continuación. Es por eso que cuando los propietarios se atreven a suspender la asamblea, generalmente acuden a las normas del Código de Comercio, sobre asambleas de sociedades comerciales.

La posición de ConTodaPropiedad^® es diferente, pues existe norma propia en el régimen de la P.H. para regular las asambleas, que no incluye su suspensión. Al no encontrarnos frente a un vacío normativo, sino ante una regulación negativa por parte del legislador, no se cumple el requisito legal para acudir a la analogía, por lo cual no se pueden utilizar las normas sobre suspensión de asambleas del Código de Comercio.

La única alternativa, por tanto, para decidir sobre la suspensión de la asamblea en una P.H., sería que el respectivo Reglamento de Propiedad Horizontal (R.P.H.), sí se regule la manera de hacerlo, al igual que los requisitos para su continuación.

Pero, en cualquiera de los casos, es absolutamente claro que la decisión de suspender la asamblea debe tomarse mientras exista quórum suficiente (+ 50%), pues sin quórum no podrían tomarse decisiones válidas, por lo cual no se estaría frente a una decisión de suspensión sino ante la desintegración de la asamblea.

 Asamblea de segunda convocatoria

  Convocar como una nueva asamblea