En reciente concepto, el Ministerio de Vivienda se refirió a la posibilidad de que los miembros suplentes del consejo de administración, participen de las reuniones de este órgano administrativo.
En efecto, mediante concepto 2024EE0044176, el Ministerio de Vivienda respondió la pregunta de un particular, relativa a la participación de la totalidad de los miembros de un consejo de administración compuesto por 5 principales y 5 suplentes.
La pregunta fue la siguiente:
“El Consejo de Administración está integrado por 10 Propietarios (5 principales y 5 suplentes) según el Reglamento No.0317 del Conjunto (…)”.
1. ¿Para la elección del Representante Legal y/o Administrador, existe un porcentaje (%), que cumpla con la votación de su elección?, de los 10 Consejeros.
2. ¿La Ley 675 de 2001 y el Reglamento del Conjunto no lo estipula en su articulado?”
Fundamentos de la respuesta
Para responder la inquietud, comenzó el Ministerio de Vivienda por determinar la definición de suplente, ante la ausencia de una en la ley de propiedad horizontal.
“Ahora bien, se hace necesario precisar en qué consiste la figura del suplente en razón a que se carece de definición dentro del régimen de propiedad horizontal, por lo cual se debe acudir al sentido natural de las palabras. El sentido natural de la palabra suplente es: ‘-Adjetivo: Que puede suplir a otra persona, si es necesario, en un cargo, función o actividad’., por lo que se puede decir que el suplente es quien reemplaza al principal en sus actividades”.
Dicho esto, el Ministerio precisó que corresponde a la estatutos de cada propiedad horizontal, establecer la funciones y alcance de la calidad de principales y suplentes en el consejo de administración.
Suplentes solo participan en ausencia del principal
Conforme con el criterio del Ministerio, la función de los suplentes es reemplazar a los principales en sus faltas temporales o absolutas, de tal suerte que al faltar un principal, no sea necesario convocar una asamblea para nombrar su reemplazo, sino que el mismo ya haya sido elegido.
“… [L]a función de los suplentes, como su nombre lo indica, es la de suplir a los principales en las faltas temporales o absolutas de éstos, la finalidad de esta elección no es otra que cuando falte un principal, no resulte necesario convocar una nueva asamblea para nombrar el reemplazo, porque ya hay suplentes elegidos,…”
Y añade el Ministerio que de acuerdo con lo anterior, en el consejo de administración solo participan los miembros principales, pues los suplentes solo pueden participar en ausencia temporal o definitiva de los primeros.
“[E]sto quiere decir que el consejo de administración se integra únicamente con la participación de los miembros principales, pues los suplentes tienen un simple interés de intervenir en su composición en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales,…”
Miembros suplentes pueden asistir a la reunión sin derecho a voto
Para el Ministerio, sin embargo, es posible que los miembros suplentes del consejo asistan a las reuniones, siempre que no ejerzan su derecho a votar.
“[E]sto no quiere decir que los suplentes no puedan asistir a las reuniones de consejo de administración simultáneamente con los miembros principales, pues para determinadas reuniones el consejo puede considerar importante la presencia de los suplentes y es recomendable que estén enterados de la situación actual de la copropiedad; sin embargo, en tales casos, cuando concurran los suplentes a las reuniones, estando presentes los miembros principales, los miembros suplentes no tienen derecho a voto”.
Por último reitera el Ministerio la necesidad de revisar el Reglamento de Propiedad Horizontal de cada copropiedad, pues en este se puede regular, de manera diferente, la participación de los miembros suplentes en las reuniones de consejo de administración.
“[E]s importante revisar detenidamente los estatutos y reglamentos internos de la copropiedad, ya que a veces, estos documentos pueden contener disposiciones específicas sobre la participación y los derechos de los suplentes en el consejo de administración. Es así que esta oficina le recomendaría revisar detenidamente los estatutos y reglamentos internos de la copropiedad a fin de determinar si hay alguna disposición específica frente al voto como suplente en el consejo de administración.”
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