Uno de los temas que más inquietudes genera en el campo de la Propiedad Horizontal, es el de las asambleas extraordinarias, pues existen muchas versiones, las mayoría sin fundamento legal, sobre cuándo y quiénes la pueden convocar, cuántos temas se pueden tratar, si el orden del día se debe aprobar y el tipo de decisiones que se pueden tomar.
Por eso hemos querido preparar un especial de dos notas sobre el tema, para explicar 12 puntos fundamentales sobre la convocatoria y celebración de las asambleas extraordinarias.
En esta primera nota, nos referiremos a todo lo relacionado con la convocatoria a la asamblea extraordinaria y en la segunda nota, que publicaremos mañana, haremos énfasis en la forma en que se debe celebrar la asamblea y los pasos siguientes la terminación de la asamblea.
Requisitos de la convocatoria a asambleas extraordinarias
La norma que regula las asambleas extraordinarias de la propiedad horizontal se encuentra en el inciso segundo del artículo 39 de la ley 675 de 2001.
ARTÍCULO 39. REUNIONES. La Asamblea General …
Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.
PARÁGRAFO 1o. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietariosde los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
Con base en ese artículo vamos a responder las primeras 6 inquietudes básicas que se presentan en relación con la convocatoria a asambleas extraordinarias, y en las siguiente nota responderemos las 6 inquietudes restantes.
1. ¿Cuándo se pueden convocar?
Se puede convocar a la celebración de una asamblea general extraordinaria en cualquier época del año, incluso antes de celebrarse la asamblea ordinaria o después de ella. Solo se requiere que necesidades imprevistas o urgentes ameriten una reunión de los propietarios.
2. ¿Quién las puede convocar?
La norma faculta al administrador para convocar a las asambleas extraordinarias, pero no es el único, también pueden convocar la asamblea el Revisor fiscal, el consejo de administración y un número plural de propietarios que represente al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad.
La ley no indica que el Revisor Fiscal, el Consejo de Administración o los propietarios que decidan convocar a una asamblea, deben hacerlo a través del administrador, ni tampoco existe norma que obligue al administrador convocar a la asamblea extraordinaria cuando se lo soliciten estos
3. Quién firma la convocatoria
Para realizar la convocatoria se debe tener en cuenta que quien la firma y envía, es la persona o grupo de personas que deciden convocar a la asamblea extraordinaria. Si es el administrador quien considera necesario reunir la asamblea, es él quien elabora la convocatoria y la envía a la última dirección registrada por cada propietario.
Pero si quien decide convocar es el Revisor Fiscal, es él quien debe elaborar la convocatoria, firmarla y enviarla a cada propietario a su última dirección registrada.
Igual sucede cuando es el consejo quien convoca, decisión que debe tomar durante sesión, con el voto favorable de la mitad más uno de sus miembros. La convocatoria la pueden firmar los miembros del consejo al momento de tomar la decisión o delegar en el Presidente que la firme.
Cuando quienes deciden convocar son los propietarios, deben elaborar la convocatoria y firmarla cada uno de ellos, hasta completar el 20% de los coeficientes de copropiedad. Luego de firmada la convocatoria procederán a enviarla, a cada propietario, a su última dirección registrada.
Es importante resaltar que la ley no indica que el Revisor Fiscal, el Consejo de Administración o los propietarios que decidan convocar a una asamblea, deben hacerlo a través del administrador, ni tampoco existe norma que obligue al administrador convocar a la asamblea extraordinaria cuando se lo soliciten estos, razón por la cual hemos afirmado que cada uno de ellos debe encargarse de elaborar la convocatoria y enviarla a cada propietario.
Le puede interesar:¿Es válido el envío de la convocatoria a asamblea por correo electrónico o whatsapp?
4. ¿Con cuántos días de anticipación se envía la convocatoria?
La ley no establece un término mínimo de días para el envío de la convocatoria a la asamblea extraordinaria, como sí lo hace cuando de asamblea ordinaria se trata, al exigir hacerlo con 15 días calendario de anticipación. Sin embargo, en algunos Reglamentos de Propiedad Horizontal se establece un número de días previos para el envío de la convocatoria a asamblea extraordinaria, razón por la cual recomendamos revisar el RPH antes de enviar la convocatoria y así cumplir los términos que este exija.
5. ¿Cuántos temas se pueden incluir en el orden del día?
A pesar de que muchas personas afirman, sin fundamento legal, que en la convocatoria a asamblea extraordinaria solo se puede incluir un un tema, la realidad es qué tal limite no existe. En efecto, la convocatoria puede incluir todos los temas que quien o quienes convocan, consideren imprevistos o urgentes y necesarios para ser discutidos con los propietarios.
6. ¿El orden del día debe ser aprobado por la asamblea?
Este es otro punto sobre el que siempre se ha dicho algo que no tiene fundamento legal y es que la convocatoria no debe incluir la aprobación del orden del día, porque en la asamblea no se podrían incluir nuevos temas que no se hubiesen escrito previamente en la convocatoria.
Si bien es cierto no se podría modificar el orden del día para incluir nuevos temas, ello no significa que la asamblea esté obligada a tratar todos los puntos que se incluyeron en la convocatoria. En efecto, quien convoca a la asamblea propone a sus integrantes unos temas a tratar con su convocatoria, pero ello no significa que la asamblea esté obligada a tratarlos todos, pues justamente los propietarios que la integran tienen la libertad, antes de comenzar la misma, de decidir sobre qué temas, de aquellos que les propusieron, discutirán y tomarán decisiones, lo cual solo se logra sometiendo a aprobación el orden del dia. 
Cómo se desarrolla la asamblea
En nuestra nota de mañana explicaremos cuál es el amplio ámbito de las decisiones que puede tomar la asamblea extraordinaria, conforme con los temas incluidos en el orden del día, así como los quórum y mayorías necesarios para ello. También nos referiremos a la regulación de poderes, multas y publicación de acta en asamblea extraordinarias.
Continúa leyendo la segunda parte de este especial dando clic aquí 2da. parte – 12 puntos fundamentales sobre asambleas extraordinarias
Gustavo Adolfo Martínez Rojas
Abogado Universidad San Buenaventura
Especialista en Derecho Procesal Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín
