Si el representante legal de la compañía fue designado como presidente de la reunión pero no cumple con la obligación de firmar el acta respectiva, ésta podrá ser suscrita por el revisor fiscal, quien de acuerdo con la ley puede suscribir el documento en lugar de los designados como presidente y secretario.
Así lo precisó la Superintendencia de Sociedades, a través de concepto emitido en marzo de 2012:
“Con relación al tema de la convocatoria debo informarle que de acuerdo con los artículos 181 y 182 del Código de Comercio, corresponde al representante legal de la compañía, al revisor fiscal, si lo hubiere, convocar directamente al máximo órgano social. Sin embargo, también están obligados a convocar al máximo órgano social cuando medie solicitud de un número de asociados representantes de una cuarta parte o más del capital social”.
El citado organismo se pronunció en cuanto a la facultad para convocar por parte de la Entidad, pero diferenciando entre las sociedades sujetas o no a su vigilancia:
“En cuanto a la facultad para convocar por parte de esta Entidad, tratándose de sociedades sujetas a su vigilancia, el artículo 149 del Decreto 0019 de 2012, modificatorio del artículo 84, Núm. 8 de la Ley 222 de 1995, dispone que la Superintendencia de Sociedades podrá “Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por la ley. En los casos en que se convoque de manera oficiosa, la Superintendencia presidirá la reunión”.
Ahora bien, tratándose de sociedades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, como medida administrativa los asociados o alguno de los administradores, en la forma y en los términos allí señalados, están facultados para solicitar a esta Entidad “La convocatoria de la Asamblea o Junta de Socios, cuando quiera que éstas no se hayan reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley. Para tal fin, al escrito correspondiente, deberá adjuntarse una certificación del revisor fiscal que indique ese hecho (….)”. (Art. 152 del Dec. 0019 Cit., que modifica el artículo 87 de la Ley 222 de 1995)”.
La Supersociedades concluyó el tema de la firma de las actas, de la siguiente manera:
“En cuanto al tema de la firma de las actas , el artículo 189 del Código de Comercio señala “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. (….), formalidades que se reiteran en el artículo 431 del Código Cit. cuando expresa “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. (….)”. (Destacados nuestro).
En ese orden de ideas, el representante legal de la sociedad, como cualquier otra persona que hubiere sido designado por los asistentes a la reunión del máximo órgano social, para que se desempeñen como presidente o secretario de la reunión, está en la obligación de cumplir con los deberes y obligaciones que tal designación impone, una de ellas, la firma del acta correspondiente a la reunión en la que así se desempeñó”.
