El Ministerio de Vivienda indicó, mediante concepto emitido en Febrero de 2010, que, La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de cobro anticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.

Dado la anterior, se presentan dos situaciones diferentes: ser sujeto de retención y ser agente retenedor.

La propiedad horizontal no es sujeto de retención, porque al no ser contribuyente del impuesto sobre la renta y del de industria y comercio, no se le efectúa retención en la fuente por los pagos que haga.

De otro lado, la propiedad horizontal es agente retenedor, teniendo como obligación efectuar la retención por los pagos o abonos en cuenta que causen la retención en la fuente, y presentar la declaración de retención en la fuente.

La declaración de retención en la fuente se debe presentar cada mes y se debe presentar aun en los casos en que no haya practicado retenciones en ese mes, por lo que será necesario presentarlas en ceros de ser el caso. Con la Ley 1111 de 2006, solo las Juntas de Acción Comunal, están exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00)², es decir, si en el respectivo mes no practicaron retención alguna.

La declaración se debe presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se puede considerar como no presentada y eso significa presentarla nuevamente, y en tal caso, se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad. Además, los contribuyentes que estando obligados a presentar una declaración tributaria, no lo hagan, se exponen a que la administración de impuestos les imponga la sanción por no declarar, de que trata el artículo 643 de Estatuto Tributario.

La sanción por no declarar se impone mediante resolución, previo emplazamiento para que el contribuyente tenga la oportunidad de presentar su declaración. Una vez la administración de impuestos comprueba que el contribuyente tiene la obligación de presentar la declaración tributaria y que no lo ha hecho, debe emplazarlo, aunque a veces le envían tan solo una invitación a declarar, caso en el cual puede declarar pagando la sanción por extemporaneidad contemplada en el artículo 641 del Estatuto Tributario. Pero si lo que la Dian envía al contribuyente es un emplazamiento, tendrá que declarar en los términos del artículo 642 Ídem. Si emplazado el contribuyente no declara, la Dian le impondrá la sanción por no declarar, y una vez se le haya notificado la resolución sanción, el contribuyente tiene la oportunidad de presentar la declaración y pagar la sanción por no declarar reducida a su décima parte, según lo contempla el parágrafo 2 del artículo 643 del Estatuto Tributario.

Si no declara a pesar de ser emplazado tendrá que pagar la sanción por no declarar sin perjuicio de que la Dian posteriormente le profiera una liquidación de aforo en la que se determine el impuesto que deba pagar.