“El acuerdo de funciones del Contador debe constar en el contrato de prestación de servicios que se firme, o al menos en la oferta que presente el contador a la copropiedad antes de iniciar su labor
Cuando un propietario solicita a la administración estados de cuenta de su inmueble, facturas o recibos de caja por expensas comunes, documentos similares o cualquier actividad relacionada con la contabilidad de la copropiedad, en la mayoría de los casos se le responde que su solicitud será transmitida al Contador para ser atendida.
Ante esa situación surge la inquietud sobre a quién realmente corresponde esta función: ¿Al administrador o al contador de la propiedad horizontal?
Posición del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Para resolver esta inquietud, el Consejo Técnico de la Contaduría ha emitido el Concepto 2021-0299 indicando lo siguiente:
“Cuando un contador presta otros servicios distintos de revisoría fiscal o aseguramiento (auditorías, revisiones, otros trabajos de aseguramiento), por ejemplo, procedimientos previamente acordados o compilaciones, mediante las cuales se compromete con la preparación y presentación de estados financieros conforme al marco de información financiera requerido por la entidad que lo contrata, por normas de control de calidad, antes de aceptar el encargo, tienen la obligación de establecer los términos de su encargo, sus responsabilidades y los de la administración. La NISR 2400 y 2410, contienen lineamientos sobre ello.
“Por lo anterior, es recomendable que cuando un contador preste sus servicios indique en la carta que formalice sus servicios o en el contrato, las actividades a ser desarrolladas; el contador público brinda apoyo a la administración, y en su trabajo debe cumplir con las normas legales y profesionales, pero eso no lo hace responsable de las funciones de los administradores o encargados del gobierno de la copropiedad. Los modelos de cartas incorporados en las normas mencionadas podrían ser de gran utilidad para documentar las responsabilidades que asume el contador público y las de la administración; no tenerlos en cuenta, genera las dificultades expresadas en su consulta por falta de claridad sobre las funciones y actividades que deben ser desarrolladas por el Contador.”
Conclusión:
De acuerdo con el concepto del CTCP podemos afirmar que la función de elaborar estados de cuenta, facturas o recibos de caja por expensas comunes, o cualquier otro documento o actividad similar, en principio corresponde al Administrador de la propiedad horizontal.
Sin embargo, el Administrador puede, de común acuerdo con el Contador de la copropiedad, pactar que tales documentos o actividades, sean elaborados o asumidas por él. Tal acuerdo debe constar en el contrato de prestación de servicios que se firme entre las partes, o al menos en la oferta que presente el contador a la copropiedad antes de iniciar su labor, pues de no existir claridad sobre las obligaciones a su cargo, no se le podrá exigir su cumplimiento.
