“El CTCP ha dicho que los libros de contabilidad de una propiedad horizontal deben registrarse en la DIAN, pero la legislación sobre la materia ha venido siendo modificada”
Una inquietud recurrente entre administradores, contadores, revisores fiscales e incluso propietarios en inmuebles sometidos a Propiedad Horizontal, es la relacionada con el registro de libros ante la DIAN.
En efecto, se han expresado diversas posiciones en relación con si existe o no la obligación de registrar los libros de contabilidad, libros de actas e incluso libros de registro de propietarios ante la DIAN, o ante las Cámaras de Comercio, Alcaldías o Gobernaciones.
Ante la diversidad de conceptos y posiciones, consideramos importante dar a conocer el Concepto Nº 2021-0594 expedido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP, el 1 de octubre de 2021, que recoge su más reciente posición sobre el tema, de acuerdo con la normatividad vigente.
En efecto, el CTCP comienza por reconocer que sobre el tema ha expedido numerosos conceptos, en los que indicaba que los libros de contabilidad de una Propiedad Horizontal deben registrarse en la DIAN, no obstante lo cual la legislación sobre la materia ha venido siendo modificada.
En ese orden de ideas, el CTCP para emitir este último concepto, se remite a lo que sobre el tema dispone el DUR 1625 de 2016:
“Artículo 1.2.1.5.4.4. Libros de contabilidad. Los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto están obligados a llevar los libros contabilidad de conformidad con los marcos técnicos normativos contables y ser registrados cuando hubiere lugar a ello”.
“Artículo 1.2.1.5.4.5. Libro de actas. El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2., 1.2.1.5.2.1. y 1.2.1.5.3.1. de este decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma.”
“Artículo 1.2.1.5.15. Libros de contabilidad. Todos los contribuyentes sujetos al régimen tributario especial están obligados a llevar libros de contabilidad debidamente registrados de conformidad con las normas legales vigentes, ante la Cámara de Comercio o la Dirección Seccional de Impuestos con competencia en el domicilio principal de la entidad, o ante cualquier organismo público que tenga facultad para reconocer su personería jurídica”.
“Artículo 1.2.1.5.16.Libro de actas. El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces, constituye el soporte y prueba de las decisiones adoptadas por la misma. Deberá registrarse conjuntamente con los demás libros de contabilidad, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio”.
“Artículo 1.6.1.1.10.Libros de contabilidad de las organizaciones sindicales. Las entidades sometidas al control y vigilancia del Departamento Administrativo de la Economía Solidaria y las organizaciones sindicales vigiladas por el Ministerio de Trabajo, no estarán obligadas a registrar los libros de contabilidad en oficinas de la Administración de Impuestos (hoy Direcciones Seccionales) y se regirán por las disposiciones especiales que, en cuanto al registro de libros y exigencias contables, les sean aplicables”.
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A renglón seguido, el CTCP indica cuáles son las entidades mencionadas en la norma:
Artículo 1.2.1.5.1.2. Entidades contribuyentes del Régimen Tributario Especial. Las asociaciones, fundaciones y corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro. Las instituciones de educación superior aprobadas por el ICFES que sean entidades sin ánimo de lucro. Los hospitales constituidos como personas jurídicas, sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que realicen actividades de salud, siempre y cuando obtengan permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y Protección Social, o por las autoridades competentes. Las ligas de consumidores. Siempre que desarrollen las actividades meritorias enumeradas en el artículo 359 del Estatuto Tributario.
Artículo 1.2.1.5.2.1. Cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismos de grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas, instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas, previstas en la legislación cooperativa, vigiladas por alguna Superintendencia u organismo de control, pertenecen al Régimen Tributario Especial
Artículo 1.2.1.5.3.1. Este artículo hace referencia a las personas jurídicas sin ánimo de lucro originadas en la propiedad horizontal contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementario por ser comerciales o de uso mixto, y excluye a las de uso residencial.
Del análisis de tal normatividad, el CTCP afirma que “[T]ratándose de propiedad horizontal, tan solo las propiedades horizontales contribuyentes del régimen ordinario deberán registrar sus libros de contabilidad y libros de actas ante la Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales- Dian.”
En efecto, el el Concepto Nº 2021-0594 termina con la siguiente conclusión: “Si la propiedad horizontal es residencial, no existe una norma que obligue a registrar los libros de contabilidad y de actas ante la DIAN, o la Cámara de Comercio o entidad similar, por lo que en este caso la propiedad horizontal conservará los libros de contabilidad y de actas en medio físico o digital, según se considere más apropiado.”
Si quiere conocer el texto completo del el Concepto Nº 2021-0594 de clic aquí
