A pocos días de vencerse el plazo para reportar la información al Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB, la DIAN expide una nueva Resolución, que modifica algunas de las reglas del RUB.

En efecto, a través de la Resolución 000108 del 14 de julio de 2023, la DIAN indicó cómo se debe realizar el reporte de información al RUB de personas fallecidas, así con el tiempo que se debe conservar la información reportada.

 Quienes están obligados a suministrar información al RUB

Como se recordará, de acuerdo con la Resolución 001240 del 28 de septiembre de 2022, las Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, entre las que se incluye la Propiedad Horizontal, están obligadas a suministrar información al RUB.

 Por cuánto tiempo debe conservarse la información

De acuerdo con la nueva Resolución 000108 del 14 de julio de 2023, los obligados a suministrar la información deben conservar los soportes de la misma, durante todo el tiempo que la persona natural identificada como beneficiario final conserve esa calidad, y por 5 años más luego de que la pierda.

Artículo 3. Modificación del artículo 18 de la Resolución 000164 d e2021. Modifiquese el artículo 18 de la Resolución 000164 de 2021, el cual quedará asi:
“Artículo 18. Deber d e conservación d e la información. Los obligados a suministrar información en el Registro Unico de Beneficiarios Finales – RUB deberán conservar los soportes de la información suministrada y la debida diligencia realizada, durante el tiempo que la persona natural haya sido identificada como beneficiario final y durante al menos cinco (5) años contados a partir del cambio, por el cual dicha persona natural pierde la condición d e beneficiario final.
Cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar sea liquidada o finalizada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos los cinco (5)años siguientes contados a partir del primero (1) de enero del año siguiente a la liquidación.

  Quiénes se consideran beneficiarios finales de las personas jurídicas

De acuerdo con las normas, se consideran beneficiarios finales las personas naturales que ostenten cualquiera de las siguientes calidades o posiciones equivalentes

 Sean titulares directa o indirectamente del 5% o más del capital o de los derechos de voto, y/o se beneficien del 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades.

 Ejerzan control directo y/o indirecto por cualquier otro medio diferente

 De no identificarse ningún beneficiario final bajo los criterios señalados, este será la persona natural que ocupe el cargo de representante legal, salvo que exista otra persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

 Y si el beneficiario final fallece

Conforme con el artículo 1 de la nueva Resolución 000108 del 14 de julio de 2023, la información del beneficiario final que fallece deberá seguir correspondiendo a sus datos, hasta el momento en que sea liquidada la sucesión. 

Artículo 1. Adición del parágrafo 3 al artículo 8 de la Resolución 000164 de 2021.
Adicióneseel paragrafo 3 al artículo 8 de la Resolución 000164 de 2021, el cual quedará así:
“Parágrafo 3. Cuando el beneficiario final identificado haya fallecido o fallezca teniendo esa calidad, la información señalada en el presente artículo deberá corresponder a los datos de este. Una vez liquidada la sucesión, s e deberá adelantar la actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales -RUB de acuerdo con el artículo 1 de esta resolución.”

  Hasta cuándo hay plazo para reportar la información

  Personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares constituidas o creadas al 31 de mayo de 2023: hasta el 31 de julio de 2023.

 Las constituidas o creadas a partir del 1 de junio de 2023, deberán suministrar la información a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a: (i) la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT o (ii) la inscripción en el sistema de identificación de estructuras sin personería jurídica – SIESPJ o (iii) al momento en que estén obligadas conforme al artículo 4 de la Resolución 0164/21.

 Propiedad Horizontal está obligada a suministrar información al RUB

La DIAN a través de documento Nº 100208192-1135 ratificó que la Propiedad Horizontal se encuentra obligada a reportar información al Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB.

En efecto, la DIAN se refirió al tema como respuesta a la consulta presentada por un ciudadano sobre la obligación que tendría la Propiedad Horizontal de reportar información al RUB.

La información que solicitaba la consulta

La pregunta concreta presentada a la DIAN fue: “si las disposiciones del Registro Único de Beneficiarios Finales (en adelante “RUB”) son aplicables a la propiedad horizontal y, en caso afirmativo, a quienes deberán reportarse como beneficiarios finales de la misma”.

Para responder la inquietud la DIAN comenzó por aclarar que conforme con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, cuenta con facultades para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, pero que ello no tiene el alcance de convertirse en una asesoría específica sobre casos particulares.

  Respuesta de la DIAN

En su escrito, la DIAN comienza por indicar cuál es la normatividad aplicable al reporte de información, en los siguientes términos:

El artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 establece:

“ARTÍCULO 4. Obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB. Las siguientes personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares se encuentran obligadas a identificar, obtener, conservar,suministrar y actualizar en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB la información solicitada en la presente Resolución:

1. 1. Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores (…)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Agrega que  los artículos 32 y 33 de la Ley 675 de 2001 “Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal” señalan:

“ARTÍCULO 32. OBJETO DE LA PERSONA JURÍDICA. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen auna persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

(…)

ARTÍCULO 33. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS. La persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto y su domicilioserá el municipio o distrito donde este se localiza y tendrá la calidad de no contribuyente de impuestos nacionales, así como delimpuesto de industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en el artículo 195 del Decreto 1333 de 1986.

PARÁGRAFO. La destinación de algunos bienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes no desvirtúa la calidad de persona jurídica sin ánimo de lucro”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

 

Y luego agrega que el artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 establece expresamente que no se encuentran obligados a suministrar información en el RUB únicamente: (i) las entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadasy sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100%) de su participación sea público, y (ii) las embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno nacional.

En ese orden de ideas se encuentra que, toda vez que la propiedad horizontal corresponde a una persona jurídica sin ánimo de lucro, que no se encuentra expresamente excluida de suministrar información en el RUB por el artículo 5 ibídem, la misma se encuentra obligada a cumplir con dicha obligación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021.

Así, para efectos de determinar sus beneficiarios finales se deberá dar aplicación a los criterios establecidos en el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021, el cual indica:

“ARTÍCULO 6. Criterios para la determinación del beneficiario final de las personas jurídicas. De acuerdo con la definición establecida en el literal a) del artículo 631-5 del Estatuto Tributario, son beneficiarios finales de las personas jurídicas: 

1. 1. 1. La persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) omás del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%) o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica; y  (…)”.

      2. La persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerce control directo y/o indirecto sobre la persona jurídica por cualquier otro medio diferente a los establecidos en el numeral anterior del presente artículo;

      3. Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios señalados en los numerales 1 y 2 del presente artículo, seconsiderará como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, en cuyo caso se deberá reportar a esta última persona natural.

Para leer la nueva Resolución 000108 dar clic aquí
Para leer el documento de consulta de la DIAN puede dar clic aquí