Los procedimientos de registro variarán cuando el Despacho Judicial haga entrega del oficio de manera física o cuando el usuario reciba el oficio a través de un mensaje de datos, desde el correo institucional de juzgado a cargo
Teniendo en cuenta que los Despachos Judiciales continúan atendiendo a sus usuarios de forma virtual, pero también han iniciado la atención presencial simultáneamente, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió una nueva Instrucción Administrativa para regular la inscripción de oficios de medidas cautelares ante las Oficinas de Registro.
En efecto, a través de la Instrucción Administrativa Nº 05 de 2022 la SuperNotariado fijó los lineamientos para la radicación de medidas cautelares sujetas a registro provenientes de despachos judiciales, estableciendo dos claros procedimientos.
El primer procedimiento se utilizará cuando el Despacho Judicial haga entrega del oficio de manera física al usuario, mientras que el segundo modo de inscripción tendrá lugar cuando el usuario reciba el oficio a través de un mensaje de datos, desde el correo institucional de juzgado a cargo.
Radicación de documentos emitidos en medios físicos o documentales
Cuando las autoridades judiciales expidan los actos, títulos y documentos sujetos a registro en medio físico o documental, se deberán seguir los procedimientos y trámites existentes de manera previa a la pandemia ocasionada por el Covid-19, esto es, que el usuario allegue el documento de manera presencial en la ventanilla de radicación de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) correspondiente, cumpliendo con lo establecido en el artículo 14 del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos.
Para estos efectos los usuarios y las ORIP realizarán lo siguiente:
1. El usuario presentará el oficio original expedido por la autoridad judicial competente en la ventanilla de registro ante el funcionario liquidador de la ORIP, donde se procederá a su radicación en el Sistema Registral (Folio magnético o SIR), con indicación de la fecha y hora de recibo, número consecutivo de radicación, tipo de documento, fecha, oficina y lugar de origen.
2. El usuario deberá aportar otro ejemplar original o una copia especial y autentica expedida por el Despacho de origen, destinado al archivo de la Oficina de Registro, sin el cual no podrá recibirse para su radicación6. El funcionario de la ventanilla de radicación de documentos dará constancia escrita al usuario del recibo, fecha, hora y número consecutivo de radicación.
3. El funcionario liquidará el valor de los derechos de registro de acuerdo a lo establecido en la resolución de tarifas registrales vigente para la fecha de radicación.
4. El usuario realizará el pago de los derechos de registro ya que estas constancias originales se deberán allegar en el momento de la radicación.
5. El usuario podrá hacer uso de los canales de recaudo habilitados para cada una de las ORIP donde se debe realizar el proceso de registro para el pago de los derechos de registro que correspondan.
Radicación de documentos emitidos por medios electrónicos y con firma electrónica
1. El usuario deberá allegar el oficio sujeto a registro con una copia física del correo donde consta que lo recibió por parte del operador judicial y la impresión completa del contenido del archivo adjunto.
2. El funcionario de la ventanilla liquidará el valor de los derechos de registro de acuerdo a lo establecido en la resolución de tarifas registrales vigente.
3. El usuario realizará el pago de los derechos de registro y de los impuestos de registro, cuando haya lugar, ya que estas constancias originales se deberán allegar en el momento de la radicación.
4. El funcionario de la ventanilla emitirá el recibo de radicación del oficio presentado para registro que indicará fecha y hora de ingreso, número consecutivo de radicación, tipo de documento, fecha, oficina y lugar de origen.
Es pertinente aclarar que solo hasta cuando se agoten los lineamientos aquí establecidos se entenderá que el usuario registral radicó su solicitud de inscripción del oficio.
Para ver la Instrucción Administrativa Nº 05 de 202 2 completa dar clic aquí
