El Ministerio de Justicia recordó que toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial

El Ministerio de Justicia  le ha dado una muy buena noticia a todos los colombianos y, en especial, a quienes se mueven en el campo de la Propiedad Horizontal y el mundo inmobiliario, al indicar mediante el Decreto 1014 de 2024, que se fija en 700 pesos (incluido IVA), el valor de una copia simple de las escrituras públicas o documentos que reposan en todas las notarías del país.

En efecto, el artículo 1 del Decreto 1014 de 2024 precisó:

“Las copias simples físicas que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos se expedirán únicamente en papel común y no podrán contar con ningún sello, firma ni rúbrica adicional a aquellos que se encuentran plasmados en el documento reproducido. La copia simple causará un valor de setecientos pesos ($700 M/Cte.), IVA incluido.

Lo anterior sin perjuicio de lo establecido para las copias del Registro Civil”.

Por qué es noticia importante para la P.H. y el mundo inmobiliario

Teniendo en cuenta que en el giro normal de las actividades de la propiedad horizontal y el mundo inmobiliario, se hace necesario obtener copias de diferentes escrituras públicas, en especial, la del reglamento de propiedad horizontal que generalmente se compone de numerosos folios, nos parece importante indicar que ahora, los usuarios del servicio notarial, pueden solicitar al notario que el documento se expida como copia simple y no siempre como copia auténtica.

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Diferencia entre copia simple y copia auténtica

Será pertinente aclarar que la copia simple de una escritura pública equivale a una fotocopia, que cuenta con una presunción de autenticidad pera cuyo valor probatorio puede ser refutado por la contraparte o no aceptado por ley, por lo cual su mayor utilidad es la de servir para conocer el contenido del documento, para estudiarlo por el administrador, por ejemplo, o el asesor jurídico, o que los propietarios lo conozcan.  La copia auténtica, por el contrario, es aquella cotejada y certificada por el Notario y que por tanto tiene valor de prueba en un proceso judicial.

Pero la diferencia entre una y otra no solo radica en su utilidad probatoria, sino también en su valor económico, pues mientras la copia auténtica, está regida por una tarifa notarial mayor a 5 mil pesos y también expedirse en papel de seguridad, la copia simple  ahora solo tendrá un valor de 700 pesos y se expide en papel normal.

Sobre el tema, que no era muy claro lastimosamente para las notarías, pues siempre insistieron en expedir solo copias auténticas, ya no habrá más discusión, pues ahora ha sido el Ministerio de Justicia, al cual se encuentran sometidos los notarios del país, el que estableció como obligación de los notarios  expedir copias simples, cuando así lo solicite el usuario, y además ya ha fijado su valor.