Reciente concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, define el término que una propiedad horizontal debe conservar los documentos contables y no contables.
El concepto 2024-0306 del CTCP obedece a la respuesta a las inquietudes de un ciudadano, sobre el tiempo de conservación de la información contable y la no contable, las cuales expresó así:
“1. Para propiedad horizontal, ¿Hay una ley que establezca el tiempo mínimo que se debe guardar la información contable de la copropiedad? ¿Cuál ley? Por ejemplo: facturas, recibos, comprobantes de egresos, estado de situación financiera, estado de resultados, etc.
2. Para propiedad horizontal, ¿Hay una ley que establezca el tiempo mínimo que se debe guardar la información no-contable de la copropiedad? ¿Cuál ley? Por ejemplo: actas de asamblea, actas de consejo de administración, grabaciones de asambleas no- presenciales, grabaciones de asambleas presenciales, listados de residentes, listados de copropietarios, listados de visitantes y demás similares.
3. Para propiedad horizontal, ¿Existe una ley que describa el proceso para el borrado o destrucción de la información contable y no-contable de la copropiedad? ¿Cuál ley?”
Respuestas del CTCP
En respuesta a la pregunta 1, el CTCP se ha pronunciado en varias ocasiones sobre la “conservación de documentos” de acuerdo con lo indicado en el Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.
Para la propiedad horizontal, en particular, recomendamos revisar el DOT 15 – Actualizado Propiedades horizontales de uso residencial o mixto grupos 2 y 3, donde se establece lo siguiente:
“(…) XIV. Obligatoriedad de Llevar Contabilidad (…)
Conservación de documentos Anexo 6 – DUR 2420 de 2015
La correspondencia y demás documentos relacionados con las operaciones o actividades de la entidad deben conservarse conforme a la Ley 962 de 2005 y el Artículo 60 del Código de Comercio”.
Artículo 28 Ley 962 de 2005. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
Artículo 60. Conservación de los libros y papeles contables – reproducción exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
En línea con lo anterior, el plazo para la conservación de libros y papeles contables es de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
En cuanto a la pregunta 2, aunque no existe una ley específica que establezca un tiempo mínimo de conservación para la información no contable, es recomendable que las copropiedades implementen políticas internas que definan plazos claros para la conservación de estos documentos. Esto debe estar alineado con las mejores prácticas de gestión documental, asegurando la transparencia en la administración.
Dado que la falta de una regulación específica puede generar interpretaciones diversas, se sugiere que cada propiedad horizontal establezca en su reglamento interno los tiempos de conservación de estos documentos, teniendo en cuenta la importancia de la información para la gestión y la participación de los copropietarios.
Con relación a la pregunta 3, este Consejo no tiene conocimiento de la existencia de una normatividad específica que regule el proceso de borrado o destrucción de la información contable y no contable de una copropiedad.
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