La elaboración del acta de las asambleas no presenciales o virtuales es un hecho nuevo, pues el auge de su celebración comenzó con la llegada de la pandemia por el Covid19, razón por la cual no todos tiene claridad sobre qué debe contener esa acta, cuales son sus anexos y lo más importante, si es una obligación del administrador entregar copia del video de la asamblea, a algún propietario que la solicite.

Ante esa inquietud la primera respuesta, para muchos, es que no se debe entregar copia del video, pues el “derecho de habeas data” lo impide. Sin embargo, un elemental análisis de la ley 675 de 2001 y la propia ley 1581 de 2012, que regula el tratamiento de datos personales, nos permitirá concluir que la respuesta es bien diferente.

      Ley 675 indica que debe quedar prueba inequívoca de la reunión

En efecto, el parágrafo del artículo 42 de la ley 675 indica que para “acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace”. Lo anterior significa que cuando la asamblea no presencial o virtual se realiza a través de una plataforma tecnológica que utiliza audio y video, las intervenciones y votaciones de cada propietario deben quedar grabadas y ese video, que será la prueba inequívoca de lo discutido y aprobado, deberá hacer parte entonces del acta de la asamblea.

El inciso final del artículo 44 indica, por su parte, que las actas de las asambleas no presenciales deberán firmarse por el administrador y comunicarse a los propietarios dentro de los diez días siguientes a la reunión.

Teniendo en cuenta que a las actas deberá integrarse la grabación de la asamblea, como prueba inequívoca de los discutido y aprobado, entonces forzoso será concluir que cuando un propietario, amparado en el inciso final del artículo 47, solicite copia del acta, deberá también entregársele copia del video.

Puedes ver la grabación de este foro, tomando un plan de certificación dando clic en la imagen

    Y qué sucede con la ley de tratamiento de datos?

Sobre lo anterior muchos podrán pensar que el derecho a la imagen, como dato sensible, impide que la grabación sea entregada a terceros, en este caso, otros propietarios, sin autorización de su titular, pero olvidan que esta situación está consagrada, como excepción, en el literal c) del artículo 13 de la ley 1581 de 2012, según el cual la información podrá suministrarse a los terceros autorizados por ley.

En tal caso, si la ley 675 de 2001 que rige la propiedad horizontal autoriza a los propietarios, en el inciso final del artículo 47, a obtener copia del acta de la asamblea, y los artículos 42 y 44 indican que deberá quedar copia de la grabación de la asamblea no presencial como prueba inequívoca de su realización, se entiende entonces que la grabación hace parte del acta y por tal razón los propietarios tienen derecho a solicitar copia y por tanto el administrador está autorizado, por ley, a entregar el dato al propietario que lo solicite, a pesar de tratarse de un dato sensible.

  Audios y video de las asambleas presenciales

Situación diferente es la de los audios y el video de las asambleas presenciales, pues las actas de estas tiene una regulación diferente. 

En efecto, el mismo artículo 47 atrás indicado, precisa qué deben contener las actas, cuando a la letra dice “deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso”.  Para cumplir estas exigencias legales no se hace necesario adjuntar el audio o el video de la asamblea, sino simplemente escribir los datos en el documento, razón por la cual el audio o video que se tomen de la asamblea, no es obligatoriamente un anexo del acta.

Así las cosas, si el video o audio de la asamblea presencial, solo se utilizan como medio didáctico para elaborar el acta, pero luego se elimina y por tanto no hacen parte del acta como un anexo, el administrador no estará obligado a entregar copia del audio o video a quien lo solicite.

Gustavo Adolfo Martínez Rojas

Abogado Universidad San Buenaventura

Especialista Derecho Procesal Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín