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P.H. obligada a cumplir ley de tratamiento de datos personales pero no a registrar bases de datos

Todos los edificios y conjuntos sometidos al régimen de la propiedad horizontal, están obligados a cumplir lo ordenado en la ley 1581 de 2012, que regula el tratamiento de datos personales, toda vez que la citada ley aplica para los datos de personas naturales que se encuentren en cualquier bases de datos, bien sea que se trate de entidades públicas o privadas.

Lo anterior se desprende del concepto emitido, el pasado mes de febrero, por la Superintendencia de Industria y Comercio:

“La ley de protección de datos personales aplica para los datos personales de personas naturales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales”.

En relación con el concepto de datos personales, el citado organismo reiteró que son aquellos que tienen ciertos rasgos característicos, cómo  que permiten generar una relación con una persona natural determinada, contiene aspectos exclusivos de esa persona natural y la propiedad del dato personal reside en cabeza de su titular, entre otras:

“Los datos personales permiten asociar a una persona natural determinada o determinable con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su  captación, administración y divulgación”.

Precisó el organismo, en su concepto, que la persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad del tratamiento de los datos personales y los medios empleados para tal efecto es denominado legalmente como el  Responsable del Tratamiento:

“El responsable del tratamiento,  es la persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación o usarlo de alguna manera o permitir su acceso”.

Todo lo anterior nos permite entonces afirmar que las propiedades horizontales, por ser personas jurídicas que obtienen datos personales de los propietarios y residentes del conjunto, al diligenciar el libro de registro de propietarios, son responsables del tratamiento de los mismos, por lo cual están obligados a cumplir el contenido de la ley 1581 de 2012.

No obstante lo anterior, la Superintendencia recordó que  las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos superiores a 100.000 unidades de Valor Tributario (UVT), es decir, un valor equivalente a $3.316.000.000 de pesos o más, y las personas jurídicas de naturaleza pública, son las únicas obligadas a registrar, ante tal organismo, las bases de datos personales, lo cual nos permite ratificar que la mayoría de las propiedades horizontales no están obligadas a registrar las bases de datos, a menos que tengan activos superiores a la suma indicada, aunque sí están obligas a llevarlas de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 que regula el tratamiento de datos personales.

“Los responsables obligados a registrar las bases de datos personales son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las personas jurídicas de naturaleza pública”.

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